Aplicações de finanças e faturação úteis para a sua empresa

Os benefícios de utilizar uma aplicação de finanças

Utilizar as aplicações de finanças e faturação certas pode transformar a sua empresa, permitindo-lhe acompanhar facilmente as suas finanças, gerir faturas e pagamentos, e fornecer aos clientes uma forma simples de pagar. Estas aplicações podem poupar-lhe tempo e dinheiro, e ajudá-lo a desenvolver melhores relações com os clientes. Além disso, estas ferramentas de negócio podem auxiliá-lo a manter-se a par das últimas tendências financeiras, a compreender melhor a sua saúde financeira e a obter informações valiosas sobre a sua base de clientes.

Mas que aplicações de finanças para empresas deve escolher?

Decidir qual o melhor software de contabilidade para a sua empresa pode ser um desafio, com dezenas de opções disponíveis. Algumas empresas usam uma combinação das seguintes aplicações. Esperamos facilitar a sua escolha, destacando os pontos fortes e fracos de cada uma. Vamos começar com uma das aplicações de finanças mais populares.

1. Quickbooks

O quickbooks é uma das plataformas de contabilidade mais populares no mercado global, com mais de 5,2 milhões de subscritores em todo o mundo. O quickbooks online é uma ferramenta de contabilidade baseada na nuvem, que oferece uma gama de funcionalidades que a tornam uma escolha ideal e completa para pequenas e médias empresas. Inclui a capacidade de acompanhar despesas, gerar faturas, gerir clientes e fornecedores, reconciliar contas bancárias e gerar relatórios financeiros.

Funcionalidades e facilidade de utilização

Sendo uma das aplicações mais estabelecidas, todas as necessidades de contabilidade da sua pequena empresa são satisfeitas, e está pronta para escalar à medida que o seu negócio cresce. O quickbooks é fácil de utilizar, com uma navegação clara e inúmeras funcionalidades. Quer controlar receitas e despesas? É possível. Capturar e organizar recibos, faturar a clientes, executar relatórios? Também. Tudo é possível.

Integrações

O quickbooks também possui uma gama de integrações com outros softwares de contabilidade populares, como o Xero e o Sage, bem como com serviços de terceiros como Paypal, Square e Stripe.

Pontos Fortes do QuickBooks

• Altamente personalizável

• Integra-se com a maioria das outras aplicações

• Funcionalidades de contabilidade robustas

• Gama de funcionalidades como gestão de inventário e ferramentas de orçamentação

Pontos Fracos do QuickBooks

• O conhecimento técnico da equipa de suporte de nível um é limitado

• Mais caro se precisar apenas de um utilizador

• Limita o número de utilizadores

2. Freshbooks

O freshbooks é uma ótima escolha se for um empreendedor individual ou freelancer e quiser uma aplicação de finanças e faturação simples, mas inovadora. O freshbooks foi especificamente concebido para ajudar os proprietários de pequenas empresas a gerir a faturação a clientes, os pagamentos e as despesas. A aplicação baseada na nuvem permite-lhe aceder aos seus dados de qualquer lugar, a qualquer hora, proporcionando-lhe a máxima flexibilidade e conveniência.

Funcionalidades e facilidade de utilização

O freshbooks ajuda-o a receber os pagamentos a tempo com lembretes de pagamento automáticos e funcionalidades de acompanhamento. Podem ser configurados vários utilizadores, dando-lhe controlo adicional sobre quem tem acesso aos seus dados. A aplicação é segura e fiável, com cópias de segurança diárias dos dados. Oferece também faturas personalizáveis com capacidades de branding, para que possa fazer com que as suas faturas reflitam a imagem e o estilo da sua empresa.

Integrações

O freshbooks integra-se com plataformas populares de contabilidade e pagamento como Paypal, Stripe e Xero, além de permitir que aceite pagamentos diretamente via cartão de crédito ou débito direto (ach).

Pontos Fortes do FreshBooks

• Perfeito para freelancers e pequenas empresas que não precisam de todas as funcionalidades extra que o Quickbooks oferece

• Muito fácil de configurar

• Destaca-se se precisar apenas de funcionalidades de faturação

Pontos Fracos do FreshBooks

• Não possui todas as funcionalidades que vêm com o Quickbooks e o Sage

3. Sage

A Sage é globalmente reconhecida como um fornecedor estabelecido de serviços de contabilidade e, ao contrário do que se possa pensar, não é apenas para conglomerados multinacionais. A Sage também tem ótimos produtos para empresas mais pequenas e empreendedores.

Funcionalidades e facilidade de utilização

A Sage oferece um conjunto de funcionalidades para ajudar a otimizar as finanças, incluindo faturação, pagamentos, processamento de salários, fluxo de caixa e controlo de stocks, bem como serviços bancários integrados. O software é fácil de usar e fornece relatórios financeiros atempados e dados atualizados para ajudar os empresários a manter as suas finanças sob controlo. A Sage também disponibiliza um fórum comunitário online e apoio ao cliente para ajudar as empresas a tirar o máximo partido do produto. Os produtos de contabilidade sage estão disponíveis tanto como solução baseada na nuvem como para computador, sendo assim acessíveis através do seu smartphone.

Integrações

A Sage integra-se com aplicações e serviços populares, como Paypal, Shopify, Stripe e Quickbooks, tornando o processo de contabilidade ainda mais simples.

Pontos Fortes da Sage

• Utilizadores ilimitados

• Transações e plano de contas ilimitados

• Vistas avançadas para contabilistas e guarda-livros

• Conformidade incorporada com o RGPD

• Adesão Sage

Pontos Fracos da Sage

• A ferramenta de relatórios pode ser difícil de utilizar

• O acesso ao apoio ao cliente poderia ser melhor

4. Yourtradebase

Outra das nossas aplicações recomendadas é o yourtradebase, uma aplicação de finanças e faturação concebida especificamente para profissionais de ofícios, que vem com uma gama de funcionalidades para o ajudar a gerir as suas finanças e a receber mais rapidamente.

Funcionalidades e facilidade de utilização

Com uma interface fácil de utilizar e modelos personalizáveis, poderá criar faturas e orçamentos de forma rápida e precisa. Pode também acompanhar pagamentos, gerir clientes e contactos, e obter uma visão geral em tempo real das finanças da sua empresa. O yourtradebase também inclui algumas funcionalidades extra para o ajudar a manter a carga de trabalho sob controlo. Pode usar o agendamento de trabalhos e os relatórios de trabalho para supervisionar os seus projetos, e configurar notificações para se lembrar a si e aos seus clientes de tarefas futuras.

Pontos Fortes do YourTradebase

• Fácil de usar após configurar os materiais e as listas de preços

• Permite ver exatamente que lucro obtém com cada trabalho

• Layout simples e de fácil navegação

• Permite fazer o acompanhamento dos clientes com um clique

• Excelente serviço de apoio ao cliente e vontade de melhorar o software

Pontos Fracos do YourTradebase

• Carece de funcionalidades de contabilidade

• Não é barata

• Personalização limitada

Três aplicações de finanças gratuitas

Escolher uma aplicação de finanças fiável não exige necessariamente que pague por uma subscrição mensal. Porque quando se está a começar um negócio, cada pequena poupança conta. É por isso que queremos indicar-lhe três aplicações de finanças e faturação que são confiavelmente boas, com excelentes avaliações – e que não cobram uma subscrição mensal.

1. Zipbooks

O Zipbooks é uma aplicação de finanças e faturação para empresas que é fácil de configurar e usar, e é gratuita. Desempenha todas as funções principais das grandes aplicações de finanças acima mencionadas, permitindo-lhe criar e enviar faturas, acompanhar pagamentos e gerir as suas finanças rapidamente. É muito apreciada pelo seu suporte contínuo ao produto e atualizações regulares de funcionalidades, embora não esteja disponível para android. Pode também integrá-la com outras aplicações e ferramentas de contabilidade populares.

2. Wave

A Wave é uma aplicação gratuita ideal para pequenas empresas criarem, enviarem e gerirem faturas com facilidade. É uma ótima escolha se precisar de fazer contabilidade de dupla entrada, pois fornece uma funcionalidade de contabilidade integrada. Também suporta várias moedas, tornando-a uma excelente opção para fazer negócios a nível global.

3. Zoho Books

O Zoho Books é gratuito, desde que envie menos de 1000 faturas por ano. Permite o preenchimento digital das declarações de iva, suporta múltiplos métodos de pagamento e oferece uma gama de funcionalidades para o ajudar a otimizar o seu processo de faturação.

Como posso garantir a segurança dos meus dados financeiros ao utilizar aplicações de faturação?

As aplicações de faturação podem ser uma excelente forma de otimizar a contabilidade e gerir pagamentos, mas é importante garantir que está a usar a mais adequada para as suas necessidades.

Ao selecionar uma aplicação de faturação, a segurança deve ser a sua principal prioridade. Procure aplicações que usem protocolos de encriptação padrão da indústria e gateways de pagamento seguros. É também crucial garantir que está em conformidade com o RGPD. Deve verificar se a aplicação tem armazenamento seguro de dados e que os seus dados não são partilhados com terceiros. Adicionalmente, certifique-se de que tem a autenticação de dois fatores ativada para proteger a sua conta.

Deve também verificar a segurança do smartphone que está a usar para as suas aplicações financeiras. A maioria dos telemóveis Samsung Galaxy tem uma funcionalidade incorporada de "pasta segura" que pode configurar para alojar estas aplicações. O iphone não tem qualquer tipo de funcionalidade de pasta segura integrada no seu software iOS, mas pode usar a funcionalidade cofre pessoal do onedrive para adicionar uma camada extra de segurança.

Para proteger ainda mais os seus dados financeiros, deve rever regularmente os direitos de acesso dos utilizadores que têm acesso aos seus dados. Considere também ativar o envio de notificações quando são feitas alterações aos seus dados financeiros. Por fim, é importante fazer cópias de segurança dos seus dados regularmente para garantir que tem sempre uma cópia em caso de problemas inesperados.